Les modèles constituent la base du processus de génération de documents. Vous pouvez créer un modèle en téléchargeant un fichier Microsoft Word (DOCX ou DOC), OpenDocument (ODT) ou Texte brut (TXT).
Donnez un nom à votre modèle ou laissez le champ vide pour utiliser le nom du fichier téléchargé.
Préparez votre modèle avec des balises de fusion comme [Nom de l'entreprise], [Sous-total], etc.
Vous n'êtes pas sûr que votre modèle est prêt pour la génération de documents ? Vous pouvez prévisualiser le modèle et vous assurer que les balises de fusion sont correctement configurées. Repérez les éventuelles erreurs avant de générer les documents finaux.
Les balises de fusion sont détectées automatiquement. Cliquez dessus pour les mettre en évidence dans le modèle.
Par exemple, les balises non fermées apparaîtront comme invalides. Elles doivent être corrigées pour obtenir un modèle valide.
Vous pouvez modifier les paramètres du modèle, comme son nom ou ses délimiteurs de balises. Si vous apportez des modifications au contenu de votre modèle, vous pouvez facilement re-télécharger le fichier mis à jour pour utiliser la dernière version lors de la génération des documents.
Si les délimiteurs sont incorrects, vous pouvez manuellement les modifier pour correspondre à votre format de balise.
Si vous devez apporter des modifications au modèle, vous pouvez télécharger un nouveau fichier dans la zone bleue.
La première étape consiste à fournir les données qui seront utilisées pour le publipostage. Pour chaque élément de données, un document PDF sera généré à partir du modèle en remplaçant les balises de fusion avec les données réelles.
Vous pouvez utiliser un fichier Excel (XLSX ou XLS), mais aussi un ODS, un CSV ou même un fichier TSV.
Vous pouvez continuer avec toutes les lignes du fichier, ou sélectionner uniquement celles que vous souhaitez utiliser.
Si vous êtes plus à l'aise avec la technologie, il est également possible de fournir les données en JSON, qui signifie JavaScript Object Notation et est un format léger pour stocker et transporter des données sur le web.
Les données JSON doivent être un tableau valide d'objets, chaque objet représentant un élément de données.
Un document sera généré pour chacun des éléments de données spécifiés dans le tableau JSON.
Les options de fusion avancées vous permettent de générer des documents PDF pour n'importe quel cas d'usage professionnel. Si la vitesse est un facteur important, il est préférable d'utiliser le format d'export Microsoft Word (DOCX) car il est plus rapide.
Par défaut, les documents sont générés en PDF, mais vous pouvez modifier le format d'export .
Vous pouvez choisir d'ajouter un saut de page après chaque document généré à partir d'un élément de données.
Avant de générer le document, vous pouvez vérifier que le format d'export et le nombre d'éléments de données sont corrects. Vous pouvez également nommer votre document pour le distinguer des autres documents produits.
Idéalement, vous souhaiterez donner à votre document un nom spécifique , en rapport avec le jeu de données source.
Les documents générés sont stockés en toute sécurité et peuvent être consultés, téléchargés ou supprimés.
